Tutte le notizie da mettere in banca

Nella precedente puntata, abbiamo spiegato perché un buon sistema informativo può risultare decisivo nello sviluppo di un?impresa non profit e della sua capacità di fronteggiare le sfide del mercato. Dopo aver delineato gli obiettivi a cui il sistema delle informazioni deve rispondere, si può passare alla progettazione del sistema vero e proprio, partendo dall?analisi della situazione contingente in termini di informatizzazione (numero di personal computer disponibili, esistenza di una rete comune, livello delle capacità informatiche del personale), di comunicazione interna (supporti usati – cartacei, orali, e-mail; velocità di trasmissione, distorsione dei dati), e di reperimento delle informazioni presso l?esterno (frequenza contatti con istituzioni pubbliche, banche, altri enti; scopo di questi contatti, attenzione prestata ai dati così ottenuti).

Il database: cosa contiene e a cosa serve
Lo strumento più agevole e diffuso per la gestione delle informazioni è oggi sicuramente il database, ovvero una banca dati su computer capace di risolvere, almeno in parte, il problema dell?integrazione delle procedure. Esso consente infatti: 1) una maggiore facilità di accesso agli archivi di dati già esistenti; 2) la possibilità di sviluppare nuove applicazioni sulla base di dati già esistenti; 3) una maggiore possibilità di integrare i dati elaborati da applicazioni differenti per poter rispondere alle esigenze informative dei livelli direzionali superiori. Sicuramente un database, per fornire nel tempo i benefici che gli vengono riconosciuti, deve contenere i dati inerenti ai soci (nome, cognome, indirizzo, età, ecc.), alle quote da essi versate e al momento in cui sono state ricevute (mese, in occasione di particolari ricorrenze o manifestazioni, ecc.), nonché i dati sugli utenti, sulle loro esigenze e sulla frequenza con cui usufruiscono dei servizi offerti. Queste informazioni permettono di realizzare una personalizzazione del rapporto con i soggetti con cui si entra in relazione, focalizzando l?attenzione sulla qualità dei servizi erogati e dei contatti avuti. È importante, inoltre, stabilire con quale periodicità il database va aggiornato e chi può avervi accesso, anche in considerazione della vigente legge sulla privacy.

La gestione delle informazioni economiche
Accanto a questo sistema d?archiviazione, l?altro grosso capitolo da progettare è quello della gestione delle informazioni economiche che devono essere usate come strumento di controllo strategico dell?attività (allocazione risorse, raggiungimento degli obiettivi), e come strumento per dimostrare ai terzi le modalità di creazione del valore aggiunto. Per assolvere a questa duplice finalità occorrono la tenuta della contabilità generale e la redazione del bilancio d?esercizio, utili soprattutto verso l?esterno, la tenuta della contabilità analitica (riferita ai singoli centri di responsabilità o a ciascun programma) e la redazione di budget previsionali da confrontare con i rendiconti a consuntivo, necessari in particolare alla direzione interna dell?ente. A questo scopo può bastare un programma informatico che agevoli la tenuta della contabilità e che fornisca le più semplici analisi statistiche circa l?andamento delle entrate, delle uscite, e così via. Una volta posto in essere un sistema informativo capace di archiviare e ordinare tutti questi dati, bisogna prevederne la gestione, ovvero la manutenzione, per esempio dei Pc, e la creazione di copie dei dati, nonché il periodico aggiornamento del database e del software in grado di elaborarne i dati. Infine, vanno valutati i vantaggi derivanti dall?introduzione del sistema informativo in termini di maggior efficienza acquisita nel rispondere ai bisogni degli utenti e del mercato (in quanto tempo si possono fornire i dati sull?ultima raccolta fondi?), in termini di accresciuta qualità dei servizi offerti (a quante più domande e richieste si riesce a rispondere grazie ai dati che si ha davanti?), di riduzione dei tempi di ottenimento dei dati utili ai diversi livelli operativi (quanto tempo occorre per cercare i dati sulle donazioni ricevute nell?ultimo mese?), e così via.
Bisogna ricordare che spesso nelle organizzazioni non profit la comunicazione informale, oltre a essere preponderante, si sviluppa attraverso il dialogo non sempre costante tra volontari e dipendenti e tra questi e la dirigenza. Evidentemente un sistema informatizzato permette di eliminare gran parte delle distorsioni che tutto ciò comporta, e quindi, a fronte dei costi di introduzione del sistema (costi delle attrezzature e della relativa formazione del personale), vanno considerati i vantaggi a medio-lungo termine di cui l?intera organizzazione potrà giovarsi grazie alla tempestività e alla precisione delle notizie di cui la dirigenza, e per converso gli operatori, potranno finalmente disporre. (2. Fine. La precedente puntata è stata pubblicata sul numero scorso)