Regole chiare e… i conti tornano

Problemi finanziari e organizzazioni senza scopo di lucro: detto così il titolo di questo articolo sembrerebbe un non senso, nella sua pretesa di avvicinare e confondere due mondi in apparenza infinitamente distanti e privi di relazioni. Ciò è probabilmente vero se per finanza pensiamo alle grandi operazioni di ingegneria finanziaria architettati a livello mondiale, se ci riferiamo ai crolli ed alle rivoluzioni che anche in questi giorni stanno sconvolgendo la cosiddetta finanza globalizzata. In realtà, con il termine finanza intendiamo qui riferirci più modestamente, mapiù concretamente, ai soldi ed è indubbio che questi riguardano ogni ente, società e associazione che intende svolgere una qualsiasi attività, indipendentemente dai suoi scopi e dalle sue dimensioni. Più in particolare, questo articolo farà riferimento alle realtà medio piccole.Le organizzazioni che non hanno come loro obiettivo il profitto(e che per brevità identificheremo d’ora in poi come Onp, organizzazioni non profit)hanno in ogni caso il problema di trovare delle risorse economiche, di gestirle e di spenderle per il raggiungimento degli scopi sociali. Tratteremo quindi della raccolta dei fondi(entrate), della loro conservazione e della loro spesa(uscite), identificando i principi cui ispirarsi e alcune regole da seguire e di accorgimenti pratici per condurre con correttezza e trasparenza le operazioni contabili. Potrebbero, infine, fare da corollario e completare il discorso argomenti come le previsioni(di entrate, di uscite e quindi di budget), le consuntivazioni(contabilità delle operazioni)ed i controlli. Principi generali cui ispirarsi Chiunque gestisca e muova dei soldi in una Onp dovrà aver ben chiaro che si tratta di soldi di altri e del cui uso occorre darne conto. Il fatto che si operi a favore degli altri comporta che si agisca con regolarità, nel rispetto delle norme, con trasparenza e chiarezza e, più praticamente ancora, che di ogni operazione ci sia traccia mediante una idonea e trasparente documentazione. Di come è stato impiegato questo denaro e di quello che è stato fatto occorrerà dare un preciso consuntivo, con le necessarie quadrature. Nell’ambito dell’organizzazione di una Onp è opportuno che chi riceve i conti, li verifica e li controlla, sia una persona diversa da chi fa tali operazioni. Per compilare i consuntivi occorrerà tenere un minimo di conti, se non una vera e propria contabilità: si dovranno quindi tenere almeno un quaderno di cassa e usare ricevute per incassi e pagamenti. Il conto bancario Se i volumi sono appena significativi sarà conveniente aprire un conto bancario o postale: da questi enti si potrà avere una consuntivazione puntuale oltre che consulenze per ogni problema di natura finanziaria che richieda soluzioni particolari e specifiche. Mi riferisco ad esempio all’impiego temporaneo di eventuali fondi disponibili con un’offerta di prodotti che copre l’intera gamma degli strumenti finanziari disponibili e applicabili al nostro caso specifico. Sarà bene ricordare sempre che per la banca siamo clienti e quindi abbiamo diritto alla loro migliore attenzione per la soluzione dei nostri problemi. per ottenere ciò occorre parlare apertamente e chiedere. Chiedere sempre, sia che si tratti di riduzione dei costi, che di un aumento dei tassi a nostro favore, oppure di informaizoni, consulenze o consigli. A proposito di richieste alle banche sarà utile tener presente che sono di grande importanza gli aspetti relativi alle spese che normalmente vengono applicate in mancanza di particolari e preventivi accordi. è possibile, infatti, fare convenzioni per ridurre tali spese, per definire importi fissi complessivi che coprono tutte le voci che le banche di solito usano, quali, ad esempio, le spese per la tenuta del conto, per la sua chiusura periodica, per la singola operazione, pèer i blocchetti di assegni, per i bonifici disposti, eccetera. Di minor rilievo finiscono con l’essere la misura degli interessi a nostro favore, i giorni banca applicati per le varie operazioni e altre norme di poco peso economico. Ovviamente, il risultato sarà tanto più positivo per noi quanto più sapremo usare cortesia, chiarezza e faremo presente le nostre richieste in modo tale da rendere la stessa banca quasi partecipe del raggiungimento del nostro scopo sociale. In altri termini, la banca deve diventare amica della nostra Onp. La persona di fiducia è necessario che la persona designata per effettuare le operazioni di cassa assieme all’incarico riceva anche precise istruzioni sui suoi compiti e sui suoi limiti, in altre parole, su ciò che può e deve fare. 0ccorrerà quindi: 1 identificare subito la persona che è responsabile delle operazioni. è bene, a questo proposito, essere molto chiari e precisi ed evitare assolurtamente la logica pericolosa del “tutti fanno tutto”; 2 definire le modalità da seguire per ogni incasso e pagamento; 3 stabilire i documenti, cartacei o di altro tipo, da usare; 4 fissare i rendiconti da stilare periodicamente (giornalieri, settimanali, ecc.)e/o alla fine dell’operazione. Strumenti da usare L’uso di ricevute prenumerate faciliterà le operazioni: se ne possono trovare blocchetti di diversi tipi e dimensioni nelle grosse cartolerie per uffici e nei negozi specializzati, come Buffetti e simili. Il ricorso ad un quaderno di cassa, a fogli riassuntivi o ad altri strumenti analoghi consente di fare chiusure periodiche con la quadratura (verifica della corrispondenza)fra le risultanze di tali consuntivi ed i fondi effettivamente esistenti in cassa. Nelle cartolerie da uffici si trovcano facilmente diversi tipi di quaderni e di fogli cassa. Gli stessi documenti facilitano le operazioni di controllo da parte delle persone che nell’organizzazione della Onp hanno il compito di ricevere i rendiconti e di verificare la regolarità di quanto è stato fatto. Non menziono qui la possibilità offerta dagli strumenti elettronici(personal computer anche di modeste dimensioi) con programmi di cassa, di contabilità, di preventivi e consuntivi. Con ciò non intendo negare l’esistenz adi programmi molto validi, efficaci, di facile impiego; voglio limitarmi a dare indicazioni chiare e di ordine genrale, che siano tanto semplici da poter essere applicate servendosi di strumenti estremamente elementari(carta e penna o poco più). è evidente che ove ci sia la possibilità e la capacità di usare strumenti più sofisticati si avranno risultati più rapidi, quadrature più sicure, facilità di consuntivazione e nel complessouna maggior chiarezza. Le entrate Riguardano sia la raccolta di fondi(da soci, finanziatori, sostenitori, istituzioni, ecc.)che l’incasso di corrispettivi per servizi o beni che la Onp fornisce. In ogni caso occorrerà: a.identificare da chi, quando e come incassare; b.dove mettere gli importi incassati, sia che si tratti di contatnti piuttosto che di assegni bancari, circolari o d’altro. Sarà bene evitare di tenere grossi quantitativi di contanti in casa. Il modo migliore di conservare i soldi è quello di affidarli ad una banca dalla quale ci si può aspettare collaborazione oltre che servizi efficienti come già detto in precedenza. Le uscite Riguardano tutti i pagamenti che la Onp deve effettuare e quindi sia le uscite di cassa, per la parte che si fa in contanti, che i pagamenti a mezzo assegni, bonifici, ecc. Sarà opportuno scegliere con quali soldi effettuare i pagamenti, consapevoli che un razionale programma di spesa ci permetterà di identificare i fondi da usare e con quali mezzi effettuare i pagamenti(contanti, assegno di conto corrente, bonifico bancario, ecc); la definizione dei tempi di pagamento e l’ordine di priorità da seguire. è anche buona pratica quella di predisporre per ogni pagamento un documento (fattura, ricevutra fiscale, scontrino di cassa, richiesta scritta)che rechi la firma di autorizzazione di chi nella Onp ha i poteri per approvare l’uscita. Il che comporta che occorre preventivamente definire chi ha i poteri per decidere e autorizzare le spese e le uscite.