Progetti ministeriali, come rendicontarli al meglio

Il ministero del Lavoro e delle Politiche sociali ha pubblicato le linee operative e la relativa modulistica per la gestione di iniziative e progetti di rilevanza nazionale (art. 72 del Codice del terzo settore) relativi all'Avviso n. 1/2018.

Una serie di indicazioni a cui dovranno adeguarsi i 51 progetti vincitori complessivamente di oltre 23 milioni di euro, come si legge in un articolo di Cantiere terzo settore. Si tratta di iniziative promosse da organizzazioni di volontariato, associazioni di promozione sociale e fondazioni la cui graduatoria risale allo scorso dicembre 2018. Già al momento della pubblicazione, è stata richiesta la trasmissione dei documenti necessari alla firma della convenzione per la concessione del finanziamento: con la comunicazione di ieri 24 luglio, il Ministero definisce quali sono le disposizioni relative sia alla gestione amministrativo-contabile che al monitoraggio sullo stato di avanzamento fisico, finanziario e procedurale, da svilupparsi nel rispetto di precise scadenze e modalità.

Tutti gli allegati sono scaricabili sul sito del Ministero a questo link.

Avvio e realizzazione delle attività

La comunicazione deve avvenire al Ministero entro 15 giorni dal ricevimento della convenzione, debitamente firmata, pena la revoca dell’intero finanziamento. Eventuali rinvii, in casi particolari, potranno essere effettuati solo se espressamente autorizzati dal Ministero: per questo è necessario inoltrarne motivata richiesta a firma del legale rappresentante del proponente o ente capofila, se trattasi di progetto in associazione temporanea di scopo (Ats).

Con questa stessa comunicazione, gli enti dovranno indicare il sito internet su cui avverrà la pubblicazione del formulario del progetto, comprensivo del piano economico in formato pdf, word o excel adeguato e in modalità aperta.

La data di avvio del progetto, inoltre, determina sia la durata complessiva del progetto che il periodo di ammissibilità delle spese sostenute. Di conseguenza, non potranno essere ammesse a rendicontazione spese sostenute antecedentemente a questa. Unica eccezione è rappresentata dalle spese di progettazione nella misura massima del 5% del costo complessivo del progetto: l’eleggibilità di tale tipologia di spesa decorre dall’8/11/2018, data di adozione dell’avviso medesimo.

Allo stesso tempo, non saranno considerate le spese sostenute dopo la scadenza del termine finale delle attività progettuali. In questo caso, si segue il criterio contabile della competenza.

La dichiarazione di avvio attività costituisce uno dei presupposti ai quali viene subordinata l’erogazione della prima quota di finanziamento concesso, pari all’80% del finanziamento pubblico.

I documenti da produrre, in conformità alla modulistica preordinata (allegato 1 e allegato 2) sono:

• la richiesta di anticipo;
• la polizza fideiussoria, bancaria o assicurativa, a garanzia dell’intero importo richiesto come anticipo.

Emissione del finanziamento
Il Ministero ha tempo 60 giorni per emettere la prima rata di finanziamento, tenendo conto delle disponibilità di cassa sul capitolo di bilancio di riferimento. In ogni caso, il pagamento rimane subordinato alla verifica di eventuali inadempimenti all’obbligo di versamento derivante dalla notifica di una o più cartelle di pagamento da parte del beneficiario e dei singoli partner nei casi di Ats. Al momento della presentazione della richiesta di anticipo, quindi, l’ente capofila dovrà specificare gli importi di pertinenza di ciascuno degli associati.

Gestione contabile delle attività progettuali
Gli enti dovranno attenersi alle istruzioni contenute nella circolare n. 2/2009 del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (allegato 3).

Monitoraggio e controllo delle attività
La periodicità è semestrale a partire dalla comunicazione di inizio delle attività progettuali. Allo scadere del primo e dell’eventuale secondo semestre intermedio, l’obbligo è di trasmettere la relazione di monitoraggio entro 30 giorni utilizzando il format predisposto (allegato 4) in cui è riportato il grado di realizzazione delle attività. Il documento dovrà essere supportato dal rendiconto delle spese sostenute nello stesso periodo (allegato 5).

La relazione finale, invece, va consegnata entro 60 giorni dalla conclusione delle attività (allegato 6) insieme al rendiconto finale, redatto secondo i criteri dell’importazione del piano finanziario, accompagnato dall’elenco dei giustificativi delle spese sostenute distinto per macrovoci di spesa (allegato 7). Solo nei progetti dove è stata prevista la valutazione di impatto, gli enti interessati dovranno trasmettere entro 36 mesi dalla conclusione delle attività, il rapporto dedicato.

Documenti per la verifica amministrativo-contabile
Le fatture o i giustificativi di spesa dovranno essere conservati in originale presso la sede dell’ente proponente o capofila se trattasi di progetti in Ats, per la successiva verifica amministrativo – contabile in loco. Il Ministero potrà procedere, sulla base della documentazione pervenuta, ad effettuare il monitoraggio in ordine alla corretta realizzazione delle attività progettuali previste, riservandosi la possibilità di disporre controlli, anche in itinere, avvalendosi del personale degli Ispettorati territoriali del lavoro o di altri soggetti da esso espressamente autorizzati.

Alla relazione finale non è necessario allegare i singoli documenti giustificativi delle spese sostenute, ma solo l’elencazione delle stesse.

Sulla base dell’esito della verifica amministrativo-contabile da parte del Ministero, l’ente finanziato potrà procedere all’emissione della nota di debito relativa al saldo, entro il limite delle spese ammesse a rendicontazione. Nel caso di un’Ats, l’ente capofila dovrà indicare, all’atto della presentazione della nota di debito, gli importi di pertinenza di ciascuno dei partner.

La fideiussione
Lo svincolo della fideiussione è previsto dopo la verifica amministrativo contabile sulle attività realizzate e a condizione che l’importo riconosciuto sia stato effettivamente pagato. Tutte le schede, ovvero gli allegati sopra indicati, relative al monitoraggio ed alla rendicontazione semestrale e finale dovranno essere trasmesse, alle scadenze previste, nei formati word, excell e pdf e secondo le modalità sotto indicate:

• posta elettronica al seguente indirizzo: dgterzosettorediv3@lavoro.gov.it., riportando nell’oggetto la seguente dicitura:

“AVVISO N.1/2018.LINEE OPERATIVE”

• Soltanto la relazione finale (allegato 6) e la rendicontazione finale (allegato 7) dovranno essere trasmesse oltre all’indirizzo mail dgterzosettorediv3@lavoro.gov.it., anche in formato cartaceo comprensivo del supporto digitale – al seguente indirizzo: Ministero del Lavoro e delle politiche sociali – Direzione Generale del Terzo settore e della Responsabilità sociale delle imprese – Divisione III^, Via Flavia, 6– 00187 Roma.

Attività progettuali
Devono essere realizzate dall’ente attuatore o dai partner dell’Ats. Possono essere affidate a terzi solo se espressamente indicato nella proposta progettuale oppure in corso d’opera previa autorizzazione del ministero e per sopraggiunti motivi non prevedibili al momento della presentazione della proposta progettuale.

Tutte le varianti ai contenuti del progetto iniziale, infatti, dovranno essere preventivamente autorizzate da parte del Ministero, sotto richiesta in cui siano dettagliatamente illustrate le motivazioni. Non saranno approvate modifiche relative a elementi che, in sede di valutazione, hanno determinato l’assegnazione di una quota predeterminata del punteggio finale, hanno consentito in maniera oggettiva il raggiungimento della soglia minima di finanziabilità, né le variazioni compensative che comportino un superamento dei limiti di spesa.

Con gli stessi criteri, è possibile apportare modifiche compensative al piano economico finanziario (in aumento o diminuzione) superiori al 20 % anche di una sola macrovoce, fermo restando il limite massimo del finanziamento previsto per la proposta progettuale approvata dal Ministero.

Le variazioni compensative tra le singole macrovoci di spesa che comportino uno scostamento non eccedente il 20% della singola macrovoce di spesa dovranno essere evidenziate all’atto della presentazione della rendicontazione e della relazione finale specificandone le motivazioni. Si precisa che l’importo pari al massimo del 20%, dovrà essere calcolato sempre sulla macrovoce con importo inferiore.

Si ricorda che:

• nell’ambito delle spese per le risorse umane (personale dipendente, consulenti esterni, ecc.), i costi relativi a segreteria, coordinamento e monitoraggio non potranno superare globalmente il 10% del costo complessivo del progetto;
• i costi di affidamento a persone giuridiche terze di specifiche attività non potranno superare il 30% del costo complessivo della proposta progettuale;
• i costi di progettazione non potranno superare il 5% del costo complessivo del progetto;
• le spese generali di funzionamento non direttamente riconducibili alle attività di progetto non potranno eccedere il 10 % del costo complessivo del progetto.

I limiti percentuali individuati per alcune voci e macrovoci di spesa rispetto al costo complessivo delle attività progettuali non possono essere superati neanche durante la fase di attuazione del medesimo.

Comunicazione
Gli enti finanziati, inoltre, dovranno comunicare, all’indirizzo di posta elettronica dgterzosettorediv3@lavoro.gov.it il materiale pubblicitario prodotto, nonché le eventuali pagine web recanti le informazioni relative alle iniziative, consultabili da parte dell’utenza interessata.

Rimane l’obbligo di evidenziare in ogni atto, documento e iniziativa (compresi i siti web) realizzati in esecuzione delle convenzioni di finanziamento che il progetto è finanziato dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali – Direzione Generale del Terzo settore e della responsabilità sociale delle imprese- Avviso n.1/2018” (allegato 8).