Pensare alla grande

La necessità di aumentare il volume delle entrate e la necessità di differenziarne la composizione deve condurre tutte le aziende non profit a utilizzare uno strumento molto utile che, nell?esperienza di numerosi altri Paesi del mondo, è stato sperimentato con successo e ha già dato davvero ottimi risultati: il cosiddetto ?grande evento?.
Per ?grande evento? si può intendere qualunque manifestazione che, nel proporre all?esterno l?organizzazione, si ponga i seguenti obiettivi:
– raccolta fondi,
– incremento e fidelizzazione dei donatori,
– incremento e fidelizzazione dei volontari,
– miglioramento degli indirizzari,
– sensibilizzazione dell?opinione pubblica su specifici temi.
Happening di richiamo, non solo per le grandi associazioni. Come fare
In questi anni diversi soggetti non profit (come Airc, Wwf, Unicef) hanno mobilitato i propri volontari e i grandi mezzi di comunicazione per la realizzazione di ?grandi eventi?. Si deve sottolineare come questo strumento sia alla portata di ogni non profit e non solo di quelle nazionale, di grandi dimensioni.
I successi ottenuti, per esempio, dall?Istituto oncologico romagnolo dimostrano come anche realtà di medie dimensioni abbiano l?opportunità di realizzare ?grandi eventi? di forte impatto e che garantiscono importanti risultati. Precondizione per l?efficace realizzazione è esclusivamente la presenza di una buona organizzazione dei volontari e di una direzione capace e creativa.
È proprio dalla direzione (così per comodità si indicheranno i massimi responsabili dell?organizzazione interna) che viene solitamente il primo stimolo alla creazione di un evento mediante la stesura di una check list, nella quale sono indicati il nome e la data dell?evento, la tipologia e il responsabile, l?ubicazione e i risultati attesi.
Tale documento deve essere sottoposto all?approvazione del Consiglio di amministrazione che, con i suggerimenti proposti, lo invia al responsabile della pianificazione dei progetti e a quello dell?evento. Essi, di concerto, effettuano la pianificazione della manifestazione.
Tale pianificazione dovrà contenere precise indicazioni almeno sui seguenti punti:
– scopi dell?evento
– budget
– tempificazione
– risorse necessarie per la realizzazione
– lista degli ospiti
– lista dei potenziali sponsor
– lista dei giornalisti da contattare
– potenziali testimonial.

Ricerca degli sponsor, contatto con i media, promozione dell?iniziativa
Il documento di pianificazione realizzato viene sottoposto al Consiglio d?amministrazione che non solo deve approvarlo, dando così il via alla fase successiva, ma che deve anche attivarsi per la gestione delle aree critiche di sua competenza (ricerca degli sponsor e dei testimonial, avvicinamento dei giornalisti e delle personalità da invitare).
Approvato il documento iniziano le riunioni per il training dei volontari coinvolti e la progettazione della campagna pubblicitaria: definizione del messaggio pubblicitario, stesura e invio degli inviti, organizzazione delle presenze promozionali e pubblicitarie sui media.
Una volta concluse queste operazioni il responsabile deve dedicarsi con attenzione alla definizione:
– del programma definitivo
– del materiale promozionale da realizzare (giornalino, magliette, adesivi…)
– delle ?cose da fare? prima dell?evento (affitto/acquisto delle attrezzature necessarie, richiesta di licenze, di permessi, di spazi, sottoscrizione di assicurazioni…)
– delle ?cose da fare? durante l?evento
– delle ?cose da fare? dopo l?evento.
Aree critiche: capacità dei volontari, budget e permessi da richiedere
Restano infine da sottolineare quelle che sono le aree critiche nella realizzazione di un ?grande evento?. Innanzitutto la scelta dell?evento che deve essere alla portata dell?organizzazione e delle capacità dei volontari.
In secondo luogo la formulazione del budget e il controllo delle spese perché, come detto, tale strumento deve essere un mezzo semplicemente per raccogliere fondi. In terzo luogo la ricerca degli sponsor e dei testimonial e il coinvolgimento dei media, compiti che dovrebbero essere di competenza agli amministratori.
Infine la definizione delle richieste da inoltrare (permessi vari, richiesta degli spazi…), delle assicurazioni e degli elementi che garantiscono la sicurezza dei partecipanti.

A cura di Francesco Manfredi; CERGAS – Universita’ Bocconi