Nelle conversazioni con i donatori c’è solo un modo per essere sicuri che si stia agendo bene: bisogna sentirsi un po’ nervosi ogni volta che si chiede una donazione, altrimenti vuol dire che non si sta facendo alcuno sforzo. Occorrono cinque semplici passi per migliorare le comunicazioni con i nostri interlocutori:
1. Sapere esattamente ciò che si vuole. Prima di contattare un donatore, bisognerebbe avere un’idea precisa di «quanto, quanto spesso e perché» si desidera una donazione.
2. Preparare bene la conversazione. Prima dell’incontro, occorre appuntarsi ciò che si vorrebbe dire, ponendo una particolare attenzione alle domande iniziali e conclusive. Tali domande hanno la funzione di mettere a proprio agio il donatore e di rendere interessante la conversazione. Ad esempio, si potrebbe chiedere: «Quando ha sentito per la prima volta l’esigenza di donare?».
3. Trasmettere il messaggio mostrandosi sicuri. È importante sorridere mentre si sta comunicando con il donatore, anche se si è al telefono o se si sta scrivendo un’email. Bisogna ascoltare con attenzione le risposte alle nostre domande: viene menzionata spesso la famiglia o qualche hobby? Da ciò possiamo ottenere buone indicazioni su quelli che sono i valori importanti per il nostro interlocutore e possiamo così adattare il nostro approccio.
4. Riepilogare i risultati. Alla fine di ogni conversazione, è buona prassi ripetere quello che secondo noi è il risultato della “trattativa” con il donatore, in modo da assicurarci di aver capito tutto perfettamente e di non incorrere in disguidi. Si può utilizzare una frase tipo «Prima ho sentito che diceva?» per poi permettere al donatore di rispondere e, eventualmente, correggersi. Se un donatore rivolge alla richiesta di donazione un “no” risoluto, occorre chiedere perché: «Posso chiederle perché non è interessato a donare?».
5. Pianificare la mossa successiva. Se il donatore non è ancora sicuro di voler donare, occorre fissare un successivo appuntamento per poter parlare nuovamente con lui. Si potrebbe chiedere: «Possiamo fare una chiacchierata la prossima settimana?». Oppure: «Quando potrebbe essere disponibile per parlare nuovamente con me?». Vanno bene entrambi. Se, invece, il donatore accetta di sostenere l’organizzazione, occorre già pensare al passo successivo e aggiornare le informazione a nostra disposizione.
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