La tenuta e la conservazione del libro del lavoro può avvenire tramite l’utilizzo in uno dei seguenti modi:
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tramite l’elaborazione e la stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, numerando e vidimando tutte le pagine prima della messa in uso presso l’Inail, oppure è possibile numerare e vidimare le pagine del libro unico del lavoro da parte di soggetti appositamente autorizzati dall’Inail in sede di stampa del modulo continuo;
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tramite stampa laser, dopo essersi muniti dall’Inail di autorizzazione preventiva per la stampa e la generazione della numerazione automatica;
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tramite supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura rappresenti un documento informatico collegato alle registrazioni in precedenza effettuate od elaborazione automatica dei dati. Il tutto deve avvenire garantendo l’inalterabilità delle registrazioni e la integrità dei dati in modo da rendere le registrazioni sempre consultabili. Inoltre occorre rispettare la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite. Quando l’azienda decide di utilizzare supporti magnetici non è tenuta ad obblighi di autorizzazione e vidiminazione, purchè si ottemperi ad effettuare una apposita comunicazione, preventiva alla messa in uso del supporto magnetico, alla Direzione provinciale del lavoro competente territorialmente indicando dettagliatamente le caratteristiche tecniche del sistema adottato.
Una ulteriore precisazione è stata effettuata dal Ministero del lavoro, della salute e delle politiche sociali in merito all’utilizzo dei supporti magnetici nel testo della circolare n.20/2008.
I documenti informatici che costituiscono il libro unico del lavoro devono avere la forma di documenti statici in modo tale da non essere modificabili, in modo che sia garantita l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, apponendo il riferimento temporale oltre alla sottoscrizione elettronica.
L’azienda è tenuta a conservare anche fogli annullati o deteriorati, attribuendo a ciascun foglio una numerazione sequenziale, anche in fase di stampa.
Per quanto attiene alla conservazione del libro unico il datore, o chi per suo conto detiene il libro unico del lavoro è tenuto a conservarlo fino a cinque anni dalla data dell’ultima registrazione, così come tale limite temporale è vigente per i libri paga e matricola dimessi.
Una caratteristica peculiare del libro unico del lavoro è quella di non avere sezioni distinte, essendo costruita da un documento unitario in merito alla vidimazione, numerazione, registrazione, tenuta e conservazione.
E’ ritenuta valida e quindi non sottoposta a sanzioni, la possibilità di elaborare separatamente il libro delle presenze, purchè sia mantenuta una numerazione sequenziale. In pratica è possibile indicare i giorni delle presenze nello stesso con cui venivano indicate sul libro presenze che è stato abrogato.
Il libro presenze non deve essere conservato nel luogo in cui il lavoro viene ad essere eseguito, ma in uno dei seguenti luoghi:
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nella sede legale dell’impresa;
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nello studio del consulente del lavoro o di altro professionista abilitato;
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nei servizi o centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, costituite anche in forma cooperativa.
Nel caso in cui si dovesse decidere di affidare gli adempimenti ad un consulente del lavoro oppure ad un professionista autorizzato od ad un servizio o centro di assistenza, il datore di lavoro deve necessariamente inviare alla Direzione provinciale del lavoro, competente territorialmente, una comunicazione preventiva.
Non esiste più l’obbligo delle copie conformi del libro obbligatorio.
E’ stato precisato che quando trattasi di gruppi di impresa, è possibile affidare alla società capogruppo tutti gli adempimenti relativi alle società collegate al gruppo, compresa anche la tenuta del libro unico del lavoro.
