Ecco servito il giornale della casa

Lo strumento principe della comunicazione diretta interna a un ente non profit è l?house organ: un periodico di informazione che ha come scopo istituzionale l?attivazione di un canale di comunicazione stabile tra l?organizzazione e il suo pubblico interno, canale attraverso il quale far passare la cultura dell?ente e stimolare il senso di appartenenza.
Occorre che l?house organ sia indirizzato al giusto target e che venga progettato, come contenuti e veste grafica, di conseguenza. Spesso questo strumento viene assimilato o confuso con la newsletter che è una pubblicazione più frequente di non più di 8 pagine rivolta a un pubblico circoscritto su determinati temi che possono variare a seconda delle esigenze contingenti. La newsletter, però, non ha sempre un?uscita regolare, ha meno spazio a disposizione, e per questi motivi più difficilmente volontari e soci possono partecipare alla sua preparazione attraverso l?invio di lettere. Bisogna, poi, sottolineare soprattutto che l?house organ, in quanto periodico, necessita per essere tale di alcuni adempimenti formali come la registrazione del nome della testata e l?autorizzazione alla pubblicazione rilasciata dal tribunale competente per territorio Inoltre, non è soggetto a restrizioni circa il numero di pagine che può avere o al numero di copie che se ne possono stampare.
Perché l?house organ sia veramente utile all?organizzazione non profit occorre che sia seguito da una redazione ad hoc che ne curi l?uscita 3-4 volte l?anno, che si occupi dei contenuti, della grafica e della distribuzione. Proprio per adempiere adeguatamente a tutte queste funzioni occorre che la direzione dell?house organ sia affidata a una persona esperta di comunicazione e infatti la legge richiede che il direttore responsabile sia iscritto all?albo dei pubblicisti o dei giornalisti professionisti. Questa persona può essere affiancata da un comitato editoriale, ma resta sempre il direttore responsabile colui che risponde legalmente di fronte ai terzi di eventuali irregolarità o illeciti.

Autorevole, semplice e chiaro
Questo tipo di rivista esprime il punto di vista dell?ente senza nascondere i problemi, le difficoltà e i sogni degli aderenti e della direzione. Se si mostra aperta a ospitare dibattiti e interventi dei soci acquista, presso il pubblico esterno, maggior autorevolezza. Il linguaggio usato dev?essere semplice e chiaro; ci devono essere articoli non troppo lunghi, possibilmente corredati da foto e immagini, così da invogliarne la lettura. È importante che vengano raccontati gli eventi più significativi che si sono svolti e che si parli delle esperienze di volontari e dipendenti perché questo crea senso di appartenenza e partecipazione, soprattutto quando l?organizazione ha numerose sedi geograficamente distanti.
Quando non è possibile ideare e realizzare più house organ in base ai diversi target significativi di destinatari, occorre rivolgersi al socio-medio cercando di inserire, di tanto in tanto, newsletter specifiche su quelli che possono essere gli interessi o i desideri delle varie categorie di pubblico. Si possono, inoltre, dedicare numeri appositi ad aspetti più operativi, magari riprendendo i contenuti di corsi formativi cui non tutti hanno potuto partecipare, così che questo periodico diventi anche un momento di professionalizzazione e di aggiornamento operativo. Spesso negli house organ si parla di attualità, economia, società, ma questo può risultare davvero utile solo se questi temi influenzano o coinvolgono l?attività dell?ente. Il caso italiano più noto di organizzazione dotata di due diversi house organ indirizzati rispettivamente ai soci adulti e ai ragazzi, è quello redatto dal Wwf.
L?ideale per ogni house organ è di essere distribuito gratuitamente a ogni socio e quindi bisogna cercare di contenere i costi di realizzazione Dallo scorso anno non è più possibile ospitare inserti e spazi pubblicitari se si vuole usufruire delle cospicue agevolazioni fiscali riguardanti la riduzione dell?Iva sulla carta e sulla stampa, nonché di buone agevolazioni rispetto alle tariffe postali di spedizione.

La verifica del gradimento
Per questi motivi alcuni enti chiedono un contributo volontario da parte dei destinatari per le spese di realizzazione del periodico, ma ciò risulta sconsigliabile quando si vuole utilizzare questo strumento anche con funzioni promozionali, inviandolo per esempio a potenziali fruitori del servizio o a possibili soci, o tanto meno quando lo si indirizza ai donatori e ai sostenitori come segno di riconoscenza.
Per gli scopi che deve assolvere l?house organ, prerequisito essenziale della comunicazione è l?entusiasmo che deve trasparire da ogni articolo, nonché l?attenzione alle diverse problematiche che chi gravita attorno all?ente si trova a fronteggiare. A questo proposito non bisogna dimenticare il pubblico composto dai dipendenti e dai manager, per i quali la mancanza di informazioni conduce all?incertezza e all?aspettativa di insuccessi; attraverso l?acquisita consapevolezza della situazione contingente, fatta di priorità e sfide, essi si trovano più preparati a stabilire priorità individuali, più predisposti a collaborare volentieri con colleghi e volontari nel perseguimento di obiettivi comuni, e risultano più efficaci nel proporre idee perché hanno chiare le esigenze dell?organizzazione. Per capire quando occorre riprogettare l?house organ basta avvalersi di un questionario distribuito a quelli che dovrebbero esserne i lettori, o a parte di essi. Si scoprirà che alcuni non l?hanno mai letto, che altri lo criticano, e dalle loro indicazioni emergerà la diversa percezione di quelli che sono gli obiettivi razionalmente perseguiti dalla redazione. Periodicamente è bene verificare il livello di gradimento della rivista, anche perché questa costituisce un costo e come tale va ottimizzato, facendo dell?house organ uno strumento davvero capace di massimizzare le risorse.
(2 Fine. La precedente puntata è stata pubblicata la scorsa settimana)

Regole sulla carta

Ecco cosa si deve fare e quali sono le procedure da osservare quando si decide di aprire una testata non profit.
Registrazione della testata. Per la legge sulla stampa (legge 47/48) la testata deve essere registrata presso la Cancelleria del Tribunale, altrimenti si commette il reato di stampa clandestina. La domanda deve contenere la richiesta di registrazione, una dichiarazione con firma autentificata con indicati nome e domicilio del proprietario e del direttore, titolo e natura della pubblicazione. I successivi cambiamenti devono essere comunicati al Tribunale entro 15 giorni.
Il direttore responsabile. Ogni periodico o giornale deve prevedere la figura del direttore responsabile, per la responsabilità penale, mentre il proprietario è responsabile civilmente. Il direttore deve essere iscritto all?Ordine dei giornalisti.
La pubblicazione. Sulla pubblicazione, per legge, devono essere indicati luogo e anno della pubblicazione, il nome e il domicilio dello stampatore, dell?editore (se c?è) e del direttore.
Informazioni. Unione stampa periodica italiana (Uspi), telefono:O64066859.