E ora preparatevi alla resa dei conti

Parlando di organizzazioni non profit, di solito si pensa a tutt?altro che all?impostazione di politiche finanziarie: queste sono solitamente associate all?immagine di imprese industriali, commerciali, ecc. per definizione operanti al fine di fare profitto. Trattando di finanza si pensa invece a banche oppure a finanziarie, a operazioni nazionali e internazionali, a rapporti di cambio con i relativi rischi, alle Borse, ad azioni, a obbligazioni, a titoli di Stato e a una serie di strumenti che sono infinitamente lontani dagli aspetti valoriali che caratterizzano le organizzazioni che si preoccupano di perseguire obiettivi di solidarietà, di carità, di cultura, di conservazione dei beni artistici, architettonici, e che comunque non considerano il profitto come traguardo o come obiettivo o anche come unità di misura per valutare le attività svolte.
Sembra quindi opportuno analizzare che cosa s?intende qui per finanza, al fine di delimitare la materia da trattare e chiarire come, non solo i due mondi possono convivere, ma che per raggiungere i propri obiettivi le organizzazioni non profit devono avvalersi anche delle tecniche finanziarie in uso in ogni azienda.

Cos?è la finanza nelle non profit
Non vi è dubbio che lo spreco di risorse, un disordinato e confuso impiego delle stesse, una scarsa attenzione ai risultati delle azioni svolte sono l?opposto di ?economicità? e sono inaccettabili anche per una non profit che ha pur sempre almeno il dovere morale di mirare a ottenere il miglior risultato possibile. Le organizzazioni non profit, nel perseguire il raggiungimento degli obiettivi che si sono poste, svolgeranno un certo numero di attività che consisteranno nell?impiego di uomini e mezzi che a loro volta richiederanno movimenti di denaro per procurarli, impiegarli e destinarli al raggiungimento dell?obiettivo. Movimenti di denaro che in sintesi riguardano l?acquisizione di mezzi monetari, il loro impiego per disporre di beni strumentali (immobili, mobili, impianti, macchinari, attrezzature, ecc.), di materiale di consumo (merci, beni e servizi) e di uomini. Attraverso la loro combinazione ottimale tenderà a raggiungere i risultati desiderati.
Ebbene ,questi mezzi liquidi e i movimenti di denaro che le attività dell?organizzazione non profit richiedono sono ciò che qui trattiamo come ?finanza?. Da ciò discende che anche questo fattore, il denaro, deve essere trattato con efficienza ed efficacia: poi esamineremo come ciò può essere fatto, come tenere sotto controllo l?impiego dei mezzi finanziari, come consuntivarli e come dare un rendiconto finale.
Nonostante le note che precedono, di teoria spicciola su non profit e finanza, lo scopo di questi articoli è quello di porre attenzione agli aspetti pratici e operativi della finanza delle organizzazioni non profit. Si avrà cioè sempre attenzione a cosa fare e come fare, con solo degli accenni alle impostazioni teoriche e alle implicazioni di altra natura, quali per esempio quelle politiche e morali. Tratteremo quindi di come gestire le entrate, le uscite, le disponibilità liquide. Non mancheranno brevi cenni alla contabilità delle operazioni finanziarie, ai preventivi e ai consuntivi, alle responsabilità per la gestione.

I responsabili della gestione
È bene iniziare chiarendo chi sono i responsabili perché la loro identificazione e la conoscenza dei compiti caratteristici nell?ambito dell?organizzazione non profit è un importante fattore organizzativo che consente di operare con autonomia e tempestività come è necessario per ottimizzare la gestione finanziaria.
In prima linea, responsabile delle politiche finanziarie di una non profit, è bene ci sia un organismo collegiale che determina gli indirizzi, i programmi, le attività: solitamente questo è il Consiglio o il Comitato Direttivo. La Direzione Operativa tradurrà in programmi gli indirizzi ricevuti e incaricherà una o più persone quali responsabili della gestione finanziaria.
Naturalmente ciascuna organizzazione non profit ha le sue caratteristiche, le proprie dimensioni, i suoi schemi gerarchici e quindi le denominazioni potranno variare da caso a caso: quello che qui si intende sottolineare è che occorre individuare ?un responsabile? della gestione finanziaria, che poi sia una persona singola che solo part time cura questo aspetto della attività piuttosto che il Direttore di una forte e complessa struttura di uomini e mezzi che curano le attività finanziarie, non ha un grande rilievo; le osservazioni sono riferite alla funzione che è bene sia identificata ed evidenziata in ciascuna organizzazione non profit. Ovviamente potranno essere fissate regole pratiche operative di rendiconto, di trasparenza e verificabilità dell?operato, nelle forme, nei modi e con la frequenza ritenuta più idonea; autonomia non vuole certo dire licenza di operare arbitrariamente o segretamente o per finalità e scopi diversi da quelli stabiliti dalla organizzazione non profit.
E ancora, l?autonomia non vuole essere assoluta, può essere delimitata da norme che regolino il comportamento del responsabile nei confronti di altri esponenti della non profit, verso i programmi stabiliti, nei confronti delle attività decise e realizzate nello svolgimento delle operazioni tipiche di quella determinata organizzazione o associazione. Più specificamente, per la gestione finanziaria, per rispettare l?autonomia, è bene:

1. Fare uso di firme abbinate per l?utilizzo di disponibilità, per ordini di pagamento, per acquisti, per la sottoscrizione di impegni;
2. Avere piani finanziari periodizzati, quando le dimensioni lo giustificano;
3. Fare riferimento a rendimenti standard di operazioni di impiego (benchmark);
4. Fare sistematici controlli di cassa, fare sistematicamente la riconciliazione degli estratti conto bancari e postali, verificare le giacenze, fare riscontri di esistenza di beni; 5. Incaricare di tali controlli persona indipendente da chi opera o comunque da chi è responsabile della gestione.

1. Continua

Sette regole

Ecco alcune avvertenze pratiche per una buona gestione finanziaria della vostra organizzazione non profit.

1. Definire con chiarezza incarichi, poteri e responsabilità
2. Fissare precise regole operative (fra le altre, prevedere la firma abbinata per l?utilizzo dei fondi).
3. Stabilire programmi di attività.
4. Predisporre sempre budget precisi e preventivi accurati.
5. Dare rendiconto dell?attività svolta e fare consuntivi, confrontarsi con i preventivi predisposti.
6. Effettuare operazioni chiare, trasparenti e documentate.
7. Prevedere controlli di persone esterne alla gestione finanziaria.