Comunicare, ecco le sette regole

L capacità di comunicare, sia all?interno che all?esterno, gioca un ruolo sempre più importante nella crescita di un?organizzazione che si trova ad agire in quella che è stata definita la ?società della comunicazione?. L?implementazione di un efficace sistema di comunicazione deve partire dall?individuazione di quelli che sono i gruppi di riferimento della non profit.
Effettuando un?analisi per macroclassi tali gruppi possono essere così definiti: i ?portatori di interesse? (fondatori, beneficiari del bene/servizio prodotto, volontari, aderenti e dipendenti), i mass media, l?ambiente di riferimento.
Fatta questa analisi è possibile implementare un sistema a più livelli che può essere così descritto:

I – Chiara definizione degli obiettivi dell?associazione
Tanto più chiari sono gli obiettivi, soprattutto quelli di lungo periodo (3-5 anni), tanto più chiaro sarà il flusso informativo comunicato. È quindi necessario che tali obiettivi siano comprensibili e raggiungibili, concertati con le diverse parti della struttura, trasformati in linee d?azione concrete (?chi, quando, come?) e infine sottoposti all?approvazione dei gruppi di riferimento.

II – Creazione di un sistema analitico di rapporti con i gruppi di riferimento
Questo significa non soltanto possedere data base aggiornati e segmentati, ma anche realizzare periodici momenti di incontro per capire l?evoluzione dei bisogni e delle sensibilità. Tali momenti possono prendere la forma di incontri informali, di focus group oppure di vere e proprie interviste.
Qualunque via si scelga, la comunicazione deve essere effettuata con un linguaggio semplice e perfettamente comprensibile, non può essere standardizzata, ma deve adattarsi all?interlocutore, deve essere sottoposta alle persone più rappresentative dei gruppi, ma deve anche essere rivolta a coloro che sembrano rappresentare ?frange marginali? per la vita dell?associazione.
Tutto questo al fine da un lato di ridurre al minimo il rischio di errori nello scambio informativo e dall?altro di evitare la perdita di informazioni importanti per l?evolversi dell?attività.

III – Attenzione ai pubblici di riferimento interni
La comunicazione con tali pubblici deve essere continua e il più possibile diretta. Per questo diventa fondamentale l?istituzionalizzazione di riunioni, assemblee e convegni ma anche la creazioni di mezzi di informazione interni (newsletter, periodici, mensili, …).
Tutto questo deve garantire una comunicazione settimanale, o al massimo mensile, in grado di trasmettere messaggi chiari che sottolineino il lavoro svolto e l?importanza del contributo portato da questi interlocutori interni.
L?implementazione di questo processo deve porre grande attenzione sull?importanza della bidirezionalità, peraltro già accennata, che garantisca la possibilità di ottenere stimoli e suggerimenti da parte di ogni interlocutore della stessa associazione.

IV – Attenzione ai pubblici di riferimento esterni
Gli stessi canali usati per la comunicazione interna devono essere utilizzati anche per quella esterna. Questo con alcune avvertenze: diversificare il messaggio e il mezzo utilizzato per la sua diffusione secondo le caratteristiche del target al fine di facilitarne la comprensione, creare sempre messaggi interessanti e utili, definire correttamente i tempi della comunicazione.

V – Creazione di un ?filo diretto? con i mass media
Un continuo e solido rapporto con i mezzi di informazione, soprattutto se locali, è un fattore di grande importanza per qualsiasi organizzazione, senza il loro supporto infatti qualsiasi iniziativa e manifestazione rischia di passare inosservata. La presenza sui media è legata alla creazione di un data base di giornalisti continuamente aggiornato, all?instaurazione di rapporti personali con gli opinion leader, all?identificazione di una persona all?interno dell?organizzazione che funga da riferimento per i giornalisti, al coinvolgimento di questi ultimi nella realizzazione di tutte le iniziative dell?associazione.

VI – Utilizzo degli eventi
Il grande evento, se ben gestito, porta benefici effetti sotto molteplici aspetti. Nel caso dei processi di comunicazione esso permette da un lato di trasmettere con maggiore facilità e con costi inferiori un?immagine positiva, e dall?altro di innescare quel processo di coinvolgimento degli attori sociali, tra cui i giornalisti, che garantisce il mantenimento di un?alta visibilità nel tempo dell?organizzazione.

VII – Attenta definizione del materiale informativo
Il materiale informativo è tutto ciò che viene prodotto dall?organizzazione e che permette di instaurare una comunicazione con un soggetto interno o esterno: brochure, periodici, libri, T-shirt, poster, adesivi, portachiavi. Tutto il materiale deve presentare queste caratteristiche: rendere il messaggio semplice, utilizzare costantemente lo stesso logo, sviluppare soluzioni grafiche nuove, essere il più possibile atemporale per evitare l?obsolescenza.