Alle organizzazioni non profit serve una gestione ad hoc

La Riforma del Terzo settore ha definito, per la prima volta in modo organico, un quadro legislativo di riferimento per le organizzazioni non profit. Si tratta di un cambio di paradigma che ha costretto le realtà del settore ad adeguare le procedure, gli strumenti, le informazioni gestite a nuovi formati e regolamenti. Tuttavia questo mondo oltre a confrontarsi con questi cambiamenti è da sempre chiamato a operare in un contesto peculiare che ha richiesto di sviluppare metodologie di lavoro e strumenti in grado di rispondere alle necessità. Basti pensare ai progetti finanziati da donatori istituzionali o privati. Linfa per molte organizzazioni. Pompa per le attività. Il donatore lega l’erogazione di fondi al rispetto di specifiche linee guida tecniche e amministrative, che portano alla cosiddetta rendicontazione. Un set normativo parallelo il cui rispetto è altrettanto importante per la sopravvivenza di una organizzazione. Per non parlare poi della raccolta fondi da privati. Fondamentale per portare avanti progetti e attività per cui l’organizzazione è nata, che chiede di gestire flussi di informazioni, dati personali, monitoraggio degli incassi sul conto corrente. Ci sono poi i fondi del 5 per mille, una risorsa per molte organizzazioni di piccole, medie e anche grandi dimensioni. Anch’essi corredati da un set di regole specifiche per la rendicontazione.

Per gestire questa complessità occorre la scelta di adeguati strumenti che supportino e guidino nella gestione dei dati e dei processi ad essi correlati. E scegliere è fondamentale. Per spiegarlo Mario Consorti, presidente di NP Solutions ricorre a una metafora: «Se io penso all’abitare, a una casa, cambia se decido di costruirla con mattoni e malta o se la scavo nella roccia. La funzione della casa è la stessa ma gli strumenti per realizzarla sono diversi. Lo stesso vale per il Terzo settore. In una non profit se utilizzo uno strumento gestionale utilizzato nelle aziende non rispondo alle necessità specifiche di un Ets che vanno oltre l’esposizione del fatturato, ma hanno a che fare con il rendicontare il modo in cui ho utilizzato le risorse che ho raccolto con il fundraising».

Quindi occorre fare molta attenzione agli strumenti che vengono utilizzati? «Nel tempo gli strumenti stessi influenzano i processi e più gli strumenti restano fermi o mutano non in coerenza con i mutamenti del contesto in cui lo strumento viene adoperato, più l’influenza sui processi è inefficiente se non addirittura ostacolo all’efficienza. Il contesto a cui stiamo ora facendo riferimento è il Terzo settore. E gli strumenti sono le soluzioni informatiche utilizzate nei differenti settori dell’organizzazione non profit: amministrazione; rendicontazione; raccolta fondi; gestione delle attività, controllo». Occorre quindi fare attenzione, continua: «Il mercato offre una molteplicità di strumenti per svolgere le classiche attività amministrative, attività di marketing, per gestire flussi di merci, produzione, ecc. Prodotti che possono presentare sviluppi specifici per tipologia di prodotto o materie prime, mentre tendono ad essere generalisti in ambito di amministrazione, la gestione della clientela, ecc. In questo caso la variabile può essere la dimensione dell’azienda, non altro». Il presidente di NP Solutions ricorda altresì che in generale il Terzo settore si è sempre rivolto a soluzioni generaliste «progettate e sviluppate per il mondo profit. Facendo sì che proliferassero strumenti integrativi che permettessero di fare fronte alle esigenze specifiche, spesso su formati meno sicuri, soggetti a errori manuali o perdita di informazioni importanti, e che al contempo richiedono lo sviluppo di processi complessi e spesso time consuming».

Quindi spesso gli strumenti utilizzati mutuati dal mondo profit non sono adeguati. «L’inadeguatezza sta nella profonda diversità della ragion d’essere di queste organizzazioni. Un’organizzazione non profit nasce per una buona causa d’interesse pubblico, reperisce risorse per perseguire lo scopo e le gestisce, come se di fatto gestisse risorse non proprie la cui preoccupazione principale è il render conto delle risorse che gli sono state conferite dimostrando risultati non tanto efficienza. Contrariamente ad una azienda il cui scopo di fatto è la massimizzazione dell’uso di risorse. È proprio questa prospettiva che rende gli strumenti nati per un’azienda poco adeguati a gestire un’organizzazione non profit. Lo strumento deve dare maggiore rilevanza alla tracciabilità e non della comparazione costi-ricavi, deve preoccuparsi primariamente dell’efficacia della propria azione in funzione della ragion d’essere».

Avere un software di riferimento che conosce il contesto, comprende le esigenze ed è in grado quindi di dare risposte o di sedersi insieme all’organizzazione nel trovare insieme all’organizzazione la soluzione più funzionale, può essere un importante supporto.
E proprio di questo si parlerà nel corso dell’incontro in programma il 3 maggio a Roma e in streaming dedicato a NPSQUARE, il software contabile nato nel e per il Terzo settore. (Iscrizioni e informazioni online)

In apertur foto da ufficio stampa