Sette voci da mettere in cassa

In questa seconda parte della nostra guida, tratteremo delle entrate e della gestione delle disponibilità delle organizzazioni non profit. Le entrare sono l?origine delle disponibilità finanziarie e quindi da qui cominceremo l?esame delle cose da fare per gestirle al meglio. Prendiamo dunque in esame le principali causali di entrate di una non profit:

1. L?incasso di quote dai soci È teoricamente la prima fonte di finanziamento per una organizzazione non profit, corrisponde alla disponibilità del capitale sociale per una società commerciale. Trattandosi di iniziative di elevato contenuto valoriale ci si può aspettare che i soci provvedano, di loro iniziativa e direttamente, a far pervenire gli ammontari delle quote. In molti casi è così, ma il più delle volte occorre mettere in atto delle azioni per realizzare la loro adesione ed il conseguentemente pagamento. In tutti i casi occorre agevolare i versamenti riducendo al minimo le formalità (ad esempio predisponendo i bollettini per i versamenti sul conto corrente postale, l?apertura di conti presso le banche principale del territorio, tenendo aperta la Cassa e/o la Segreteria negli orari più idonei per i soci), rilasciando ricevuta dell?importo versato, fornendo informazioni sugli importi, sulle scadenze, ecc. Una buona occasione per ricordare il versamento della quota annuale e per incassarla può essere l?Assemblea annuale dei soci.
2. Gli incassi per le attività commerciali Molte non profit svolgono, in modo prevalente o solo marginalmente, attività di tipo commerciale ed i flussi finanziari da ciò derivanti sono di solito regolati da norme caratteristiche di quel determinato tipo di attività e non richiedono particolari accorgimenti se non per seguire attentamente le varie scadenze ed eventualmente fare appropriati solleciti in presenza di ritardi ingiustificati.
3. Gli incassi per la prestazione di servizi Nel caso siano previste le entrate possono derivare da pagamenti fatti di volta in volta dagli utilizzatori dei servizi oppure possono essere conseguenti all?emissione di una fattura, solitamente da emettere periodicamente nell?ambito di accordi o di convenzioni con società, enti o autorità. Si tratta di seguire le regole stabilite per la prestazione dei servizi, realizzando strutture che siano in grado di semplificare e sveltire il pagamento dei singoli individui, pur mantenendo uno stretto controllo su prestazioni e incassi. La raccolta della documentazione per le fatturazioni periodiche, nel caso di convenzioni, è parte fondamentale per il buon fine della richiesta di pagamento: se ben curata e tempestivamente presentata può evitare blocchi nell?iter di liquidazione ed evitare di fornire spunti per eventuali successivi ritardi nel pagamento.
4. La raccolta di fondi In molte non profit le campagne per la raccolta fondi sono la fonte principale di approvvigionamento dei mezzi finanziari necessari allo svolgimento delle attività. Sono operazioni complesse che coinvolgono diverse funzioni e che la finanza deve affiancare agevolando e facilitando i versamenti di contributi. In sintonia con i programmi stabiliti occorrerà predisporre per tempo tutto quanto servirà a realizzare in pratica gli obiettivi della campagna. Coloro che aderiscono ad una sollecitazione di una non profit devono trovare le porte aperte, devono essere ben accolti da tutti e quindi anche da parte di chi cura gli aspetti di tesoreria.
5. L?incasso dei contributi Di solito l?incasso in sé e per sé non presenta nessuna difficoltà, sono le pratiche per richiedere i contributi, con la presentazione di apposita adeguata documentazione, che sono solitamente impegnative. La funzione finanziaria può dare un concreto contributo anche in questa fase, grazie alla disponibilità di dati numerici e di documentazione di supporto.
6. I finanziamenti agevolati Anche in questo caso la problematica sta nelle fasi che precedono l?erogazione vera e propria del finanziamento. In questo caso, ancora più che come nel punto precedente, poiché la richiesta può avere origine proprio da esigenze e per richiesta della funzione finanziaria, questa può contribuire concretamente alla redazione delle documentazioni di supporto alla domanda nonché nella presentazione e nel seguire I? iter di tutta la pratica.
7. L?indebitamento bancario Nello svolgimento della gestione finanziaria si possono verificare dei periodi di fabbisogno finanziario o di disponibilità liquide. Quando si tratta di fabbisogni che derivano direttamente dalla gestione delle attività svolte e che quindi sono configurabili come ?temporanei fabbisogni finanziari? è necessario ed è corretto ricorrere a dei finanziamenti per sopperire a tali necessità. Questa eventualità può, ad esempio, presentarsi nel caso di crediti certi che hanno una scadenza dilazionata nel tempo, oppure in presenza di ritardati incassi di quote sociali o di crediti scaduti e certi, ma non ancora liquidi, e ancora nel caso di contributi o finanziamenti già ottenuti ma che hanno un iter di liquidazione che richiede un lungo periodo di tempo. In simili casi sarebbe ottimale che i finanziamenti cui si fa ricorso fossero direttamente collegati alla causale del credito e quindi abbiano ad assumere la veste di anticipazione a fronte di operazioni ben definite. Oltre che regola di buona gestione questo abbinamento finanziamento-credito consente di ottenere migliori condizioni in termini di tasso di interesse, commissioni, spese, ecc. L?interlocutore in questo caso è un istituto di credito oppure, ove possibile, una società di factoring. Occorre precisare che prima di aprire qualsiasi pratica di indebitamento si deve accertare: a) che ciò sia consentito dallo Statuto e dalle norme interne di gestione; b) che chi effettua l?operazione ne sia stato debitamente autorizzato ed abbia ricevuto i necessari poteri di firma per impegnare la non profit per conto della quale opera. In mancanza, chi opera senza autorizzazione, sarà personalmente responsabile di ogni debito e potrà essere chiamato a provvedere direttamente al rimborso.

L?impiego delle risorse disponibili. Quando dalla gestione finanziaria emergono disponibilità, occorrerà analizzarle per identificare il loro andamento nel tempo, la loro entità e la possibilità di impiegarle temporaneamente o più stabilmente. Le possibilità di impiego di disponibilità di tesoreria possono essere così schematizzate: 1) mantenimento, in contanti, presso la cassa sociale; 2) deposito in un conto bancario o postale, o eventualmente in libretti di risparmio; deposito in conto vincolato; 3) acquisto di titoli mobiliari, titoli da mettere in deposito amministrato presso un istituto bancario; 3) acquisto di quote di Fondi comuni d?investimento mobiliare; 4) acquisto di quote di Sicav; 5) gestione patrimoniale personalizzata. È evidente che la funzione di tesoreria dovrà individuare le forme di investimento che più si adattano alle caratteristiche delle disponibilità e quindi ottimizzarle in termini di corrispondenza di durata, di redditività, di rischiosità, di costo, di smobilizzo. ?Investire? le disponibilità significa soddisfare un bisogno finanziario concreto, anche quando eventualmente lo si fa in titoli o in altri strumenti finanziari; non va confuso con ?speculare? che è l?atteggiamento di chi vuole ricavare profitto dall?acquisto di attività finanziarie per rivenderle dopo poco tempo ad un prezzo più alto. Per investire è raccomandabile scegliere prodotti del risparmio gestito in linea con la propria aspettativa e così ad esempio in fondi monetari per la gestione della liquidità temporanea, ecc.; mentre per speculare si acquistano e si vendono singoli titoli quali azioni, warrant, opzioni, future, ecc.: tutti strumenti il cui prezzo oscilla più rapidamente e offre maggiori occasioni di guadagno, ma ovviamente anche di perdita. Va da sé che una gestione di tesoreria di una organizzazione non profit dovrebbe investire e non speculare. 2. Continua Occhio ai rischi Dove investire? Ecco alcune forme di impiego e i rischi connessi. DEPOSITO IN BANCA: i rischi sono praticamente nulli. TITOLI IN DEPOSITO AMMINISTRATO: i rischi sono connessi a scelte errate di titoli che possono avere oscillazioni negative di corso e cambio, per mancato rimborso o difficoltà di smobilizzo (titolo con poco mercato). FONDI COMUNI E SICAV: come per i titoli più gli effetti positivi di una gestione professionale. GESTIONI PATRIMONIALI: come per i titoli, più gli effetti positivi del continuo adeguamento dell?investimento al variare delle esigenze.