Le registrazioni obbligatorie devono essere effettuate per ciascun mese di riferimento entro e non oltre il giorno 16 del mese successivo, oppure entro il giorno stabilito quando il versamento contributivo mensile viene posposto (es. quando il giorno 16 coincide con la domenica la registrazione può essere effettuata il giorno 17 che cadrà di lunedì).
Sul libro unico del lavoro devono essere riportati i seguenti dati:
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il nome e cognome;
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il codice fiscale;
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la qualifica ed il livello di inquadramento contrattuale
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la retribuzione base;
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l’anzianità di servizio;
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le relative posizioni assicurative e previdenziali;
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le trattenute a qualsiasi titolo effettuate;
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le detrazioni fiscli;
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i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare;
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le prestazioni ricevute da enti ed istituti previdenziali.
Per le somme erogate come premio o prestazioni di lavoro straordinario, l’indicazione dovrà essere effettuata in maniera specifica.
Il calendario delle presenze relativo ai lavoratori dipendenti, da cui sono esonerati i datori di lavoro agricolo che utilizzano il registro di impresa semplificato, dovrà essere effettuato quotidianamente indicando:
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il numero delle ore di lavoro svolte;
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le ore di lavoro straordinario;
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le eventuali assenze dal lavoro anche se non retribuite;
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le ferie;
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i riposi.
E’ stato precisato che le annotazioni relative alla presenza od assenza dei lavoratori devono essere effettuate utilizzando causali non equivoche, che dovranno risultare da una apposita leggenda che potrà anche essere tenuta in maniera separata dal libro unico.
Per quanto attiene i lavoratori retribuiti in maniera fissa o a giornata intera oppure con riguardo a periodi superiori dovrà soltanto essere registrata la giornata di presenza, indicando anche la causale relativa alle eventuali assenze che dovranno essere riportate anche nel caso di collaboratori autonomi iscritti nel libro unico del lavoro, considerando le assenze che hanno riflesso su istituti legali o prestazioni previdenziali.
Sono stati esaminati due casi particolari: quello del lavoratore che non percepisce la retribuzione od il compenso, vedi ad esempio il caso di collaboratori amministratori di società, e quello del lavoratore che non svolge la propria prestazione ad esempio il lavoratore intermittente nei periodi di stand by.
In entrambi i casi la registrazione nel libro unico deve essere effettuata soltanto quando si verifica la prima immissione al lavoro e poi per ogni mese in cui il lavoratore svolge la propria attività o percepisce compensi o somme a qualunque titolo. Chiaramente altra registrazione dovrà avvenire al temine del rapporto di lavoro. Nel caso in cui il contratto di lavoro a chiamata instaurato prevede che il lavoratore debba percepire una indennità di disponibilità, occorrerà effettuare le registrazioni sul libro unico del lavoro.
Nessuna registrazione deve essere effettuata sul libro unico del lavoro quando i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione svolgono la propria attività in forma professionale od imprenditoriale autonoma, ovvero:
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gli agenti e rappresentanti individuali che svolgono l’attività in forma di impresa;
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gli amministratori, sindaci e componenti di collegi e commissioni, i cui compensi ricadono tra i redditi di natura professionale;
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gli associati in partecipazione che svolgono la propria attività in forma imprenditoriale o quale parte della propria attività di impresa o lavoro autonomo.
Il datore di lavoro che usufruisce di lavoratori inviati da una agenzia di somministrazione, ha l’obbligo di annotare nel libro unico del lavoro soltanto i seguenti dati del lavoratore:
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cognome e nome;
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codice fiscale;
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qualifica di inquadramento contrattuale;
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il nome dell’agenzia di somministrazione che gli ha inviato il lavoratore.
E’ compito invece dell’agenzia di somministrazione provvedere ad effettuare tutte le annotazioni previste sul libro unico del lavoro.
Per i lavoratori a domicilio la registrazione sul libro unico del lavoro comporta anche la registrazione dei seguenti dati:
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le date e le ore di consegna del lavoro;
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le date e le ore di riconsegna del lavoro;
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la descrizione del lavoro eseguito;
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la specificazione della quantità e della qualità del lavoro svolto.
Il Ministero del lavoro, della salute e delle politiche sociali ha chiarito nella circolare n.20/2008 che i dati relativi al lavoro a domicilio potranno essere eseguiti nello stesso modo con cui venivano riportati nel libretto personale di controllo ormai abrogato.
Infine la copia delle registrazioni effettuate sul libro unico del lavoro, se consegnata al lavoratore, pone il datore di lavoro nella condizione di aver assolto all’obbligo di consegnare al lavoratore il prospetto paga. Tale obbligo è ritenuto assolto anche se la copia delle registrazioni non è comprensiva dei dati relativi alle presenze effettuate dallo stesso lavoratore.
