Spese e budget sotto controllo

In questa seconda parte della nostra guida, tratteremo delle uscite nella gestione di un?organizzazione non profit. Le uscite finanziarie sono l?impiego dei mezzi che l?organizzazione non profit fa per attuare la sua funzione; possono essere uscite di cassa, ovvero di disponibilità liquide, oppure addebiti su conto corrente per prelievi, per assegni emessi, per ordini di bonifico o disposizioni di pagamento. Possiamo distinguere uscite periodiche, vale a dire che si ripetono regolarmente a distanza di tempo, anche se non nella stessa misura; quelle occasionali, a volte anche ripetitive nella loro causale ma diverse per importo, per scadenza, per beneficiario. Infine, una categoria a sé stante di uscite è originata dagli investimenti. Detto questo, vediamo le procedure da usare per effettuare le operazioni di uscita. Pagamenti periodici Alcuni devono essere disposti di volta in volta, come nel caso di stipendi, parcelle, ecc. e ciò sulla base di una documentazione che identifica la quantità da pagare, il beneficiario, la scadenza, il canale bancario. Ciascun documento che autorizza il pagamento deve recare l?approvazione, come previsto dalla procedura in atto presso la non profit; occorre cioè una firma di benestare da parte di qualcuno che abbia la responsabilità della spesa, che si sia verificato in via preventiva la correttezza dell?importo da pagare e tutte le altre caratteristiche del bonifico da effettuare. Nel caso in cui il responsabile finanziario sia anche incaricato di effettuare queste verifiche e controlli, evidentemente dovrà raccogliere gli elementi che gli consentano di identificare come correttamente dovuto l’importo da pagare, e così ad esempio le presenze dei dipendenti, i prospetti di calcolo di paghe, stipendi, ecc., la reale avvenuta prestazione esposta in parcella, ecc. Il pagamento, per contanti, per assegno o per bonifico bancario, dovrà avere un supporto documentale che valga da giustificativo per l?uscita. È da raccomandare l?uso del pagamento per mezzo di disposizione bancaria con addebito sul conto corrente: si tratta di una forma che può essere resa molto semplice: è la banca che si incarica di fare tutto con precisione dando anche la documentazione giustificativa. Per altri pagamenti periodici è possibile dare disposizione alla banca che provvede direttamente all?addebito su richiesta del creditore: è il caso del pagamento di luce, gas, telefono. Le altre uscite ?occasionall? Anche in questo caso vale quanto detto circa il documento di autorizzazione a pagare: questo deve recare la firma di benestare da parte di chi ha il potere per disporre quella determinata uscita. Le modalità di controllo e di pagamento varieranno da caso a caso, ma occorrerà sempre identificare il beneficiario, l?importo da pagare, la scadenza e le modalità per il pagamento stesso. Vale anche qui il suggerimento di usare il bonifico bancario. Le uscite di piccola cassa Rappresentano una categoria a se di spese, che può essere molto varia e che ha come caratteristica quella di dare luogo a uscite in contanti per il saldo dell?importo dovuto. Solitamente questa forma di pagamento è usata per uscite di ammontare limitato che necessitano di essere regolate di volta in volta quali: acquisto di francobolli, di giornali, di riviste, ecc.; acquisto di materiale di consumo fatto in negozi, con scontrino fiscale; pagamento di biglietti di viaggio, pagamento di spese per ristorante, bar, ecc. Una procedura molto usata, e che si raccomanda, è quella di istituire presso la cassa, o le casse nel caso debbano essere più di una, le persone autorizzate a fare i pagamenti, un “fondo di cassa” di entità idonea a coprire i presumibili fabbisogni e da reintegrare periodicamente e/o a esaurimento di una predeterminata quantità dei fondi stessi. È anche raccomandabile la tenuta di un quaderno di cassa nel quale sono riportate tutte le operazioni fatte, in ordine cronologico. Gli investimenti Si tratta solitamente di operazioni per importi elevati che per la loro stessa natura definiscono le caratteristiche dell?operazione da effettuare, specie per importo, beneficiario, scadenza e forma tecnica del pagamento. È quindi sufficiente l?avvertenza di acquisire per ciascuna operazione idonea documentazione munita del benestare di chi ha i poteri per disporre tali tipi di uscite. Per tutte le operazioni bancarie è necessario che si tengano presenti i costi in termini di commissioni, spese, addebito per operazione, valuta, ecc. È bene ricordare che affinché il lavoro con la banca riesca a essere pratico, sollecito, efficace e poco costoso è necessario intrattenere buone relazioni con la banca e trattare, in via preventiva, le condizioni da applicare al rapporto e/o alla singola operazione. Facendo le richieste nel modo appropriato si possono ottenere condizioni di particolare favore, oltre che definire le procedure per semplificare le operazioni stesse. Occorre ricordare che le banche sono un ?fornitore di servizi? per le non profit, dunque i prezzi debbono essere negoziati come per ogni altro acquisto di servizi. I preventivi In una organizzazione ben strutturata e ordinata si predispongono dei documenti che configurano l?andamento delle operazioni future. Questi documenti sono solitamente denominati piani, budget, preventivi, ecc. Il loro scopo è quello di anticipare, ipotizzandole sulla carta, le operazioni future al fine di assicurare che al momento del loro realizzarsi ci saranno le disponibilità di quanto serve per realizzarli. In termini finanziari questi preventivi tendono a identificare quali flussi finanziari sono attesi e, eventualmente, quali periodi di ?maggiori bisogni? o di ?eccesso di disponibilità? si potranno verificare. Nel primo caso si dovrà provvedere ai fabbisogni disponendo per un anticipo degli incassi, oppure una dilazione dei pagamenti o, ancora, provvedendo con finanziamenti temporanei alla copertura dei fabbisogni. Quando invece si ipotizzano delle disponibilità finanziarie, si dovranno prendere in considerazione le forme di impiego cui ricorrere, assicurandosi che le stesse corrispondano in modo ottimale quanto a sicurezza, durata, rendimento e ad ogni altro dettaglio di costo e ricavo che nel caso può assumere rilevanza. I consuntivi In modo analogo ai preventivi, una non profit ben organizzata si preoccuperà di ottenere dei consuntivi delle operazioni fatte. Per quanto riguarda le operazioni finanziarie si tratta di un aspetto delle consuntivazione che normalmente derivano dalla contabilità e che di volta in volta si chiameranno rendiconto mensile, trimestrale, ecc. oppure bilancio annuale. In pratica, il consuntivo finanziario può essere utilizzato anche per: a) controllare l?operato di chi è responsabile della cassa; b) idem per il responsabile delle altre operazioni finanziarie; c) effettuare la riconciliazione periodica dei conti bancari, postali, ecc.; d) verificare le giacenze di fine periodo di cassa, di conti bancari, di titoli, ecc.; e) effettuare confronti con i preventivi e quindi valutare gli scostamenti analizzandone le cause, si tratta di un aspetto particolare del controllo di gestione; f) fare consuntivi specifici di singole operazioni, quali ad esempio di una campagna di raccolta fondi; g) dare giustificazione globale delle entrate e delle uscite della non profit nel quadro, ad esempio, del bilancio annuale, fornendo un prospetto di acquisizione e di impiego di risorse che nell?ottica finanziaria confermi i consuntivi di bilancio patrimoniale e di proventi e spese. È opportuno ricordare infine l?importanza di una buona presentazione dell?attività delle non profit anche in termini finanziari, di entrate e di uscite quindi e anche di fonti delle disponibilità e di impiego delle stesse. La presentazione di prospetti sintetici e chiari consente di fornire informazioni che mettono tutti i destinatari in condizione di valutare il lavoro svolto, le sue dimensioni monetarie e la correttezza delle operazioni fatte, nonché di evidenziare ogni altro dettaglio che si ritenga opportuno portare a conoscenza. Claudio Lucchini TUTTE LE USCITE Ecco come classificare le uscite e le relative voci che ne fanno parte: USCITE PERIODICHE: riguardano stipendi e salari dei dipendenti, versamenti di contributi, il pagamento di collaboratori e eiconsulenti, le ritenute di imposta, affitti, canoni di leasing, rate di debito, luce, gas, acqua, telefono. USCITE OCCASIONALI: fornitori di beni e servizi, rimborsi, spese generali. INVESTIMENTI: rigiardano le uscite per l?acquisto di immobili (terreni, fabbricati etc), l?acquisto di impianti, macchinari, attrezzature, mobili, automezzi, acquisto di titoli, quote di fondi.