Caro socio ti mando un e-mail

Secondo gli scopi che si vogliono raggiungere con il proprio sito, occorre stabilirne la tipologia e la struttura. Si possono avere, infatti, siti con pochissime o con molte pagine, che privilegiano le parti di testo o che mostrano molte immagini, che prevedono collegamenti ad altri siti, o che consentono ricerche tematiche nei propri archivi. Alcune regole base, però, sono utili per qualunque realizzazione:
1. Il nome e il recapito, anche l?e-mail, dell?organizzazione devono essere presenti su ogni pagina.
2. Le informazioni importanti devono essere immediatamente reperibili, grazie ai menu e all?utilizzo di collegamenti ipertestuali.
3. Ogni pagina deve essere caricata, cioè leggibile, in pochi secondi.
4. I testi non devono essere troppo lunghi, ma devono risultare chiaramente leggibile, quindi è bene fare attenzione al tipo di carattere e ai colori scelti.
5. Bisogna considerare che, mediamente, gli utenti di Internet non possiedono sempre l?ultima generazione di computer, di modem e di browser, quindi si sconsiglia di pubblicare immagini che per essere visualizzate al meglio richiedono le ultime tecnologie o ulteriori software (ad esempio programmi di grafica o di compressione software).
6. Le pagine devono essere collegate fra loro in modo logico, consequenziale, ma devono tutte prevedere la possibilità di tornare immediatamente alla videata iniziale. Per fidelizzare coloro che consultano il sito di un?onp, occorre che questo venga aggiornato regolarmente, e con una certa frequenza, con nuove notizie, con le informazioni sui prossimi eventi, con il resoconto delle raccolte fondi pubblicizzate e con l?introduzione di nuove sezioni come, ad esempio, la diffusione di newsletter online, oppure l?offerta di collegamenti ad altri siti che trattano tematiche analoghe o complementari, oppure con sezioni dedicate a target specifici (genitori, ragazzi, studenti, ecc.).
Occorre accertarsi, sempre con una certa frequenza, che i collegamenti suggeriti siano ancora attivi, perché è decisamente spiacevole scoprire che il sito consigliato non è più raggiungibile a quell’indirizzo: quando si offre un servizio di questo genere, è automatico prevederne il mantenimento in perfetta efficienza.

L?alert: un sunto delle news del sito
Un ultimo aspetto da sottolineare riguarda la posta elettronica. Grazie a questo strumento è possibile tenere aggiornati i propri soci su tutte le iniziative proposte, inviando loro, a certe scadenze, avvisi e notiziari che potranno leggere, stampare, memorizzare e inviare a loro amici per conoscenza nel giro di pochi secondi. Alcune organizzazioni prevedono addirittura l?invio gratuito, a chi ne fa richiesta, di ?alert?, cioè di brevi sunti di notizie pubblicate sul sito che vengono recapitate nella casella di posta elettronica senza richiedere al destinatario di collegarsi alla Rete, fornendo però il necessario indirizzo nel caso l?utente stesso voglia approfondire l?argomento (questo sistema è utilizzato soprattutto da chi pubblica ampi periodici).
In ogni caso l?e-mail è comoda anche per comunicare con il personale interno all?organizzazione, soprattutto quando questa ha diverse sedi, magari geograficamente lontane. È un sistema meno intrusivo del telefono, perché non rischia di arrivare in un momento inopportuno, e infinitamente più veloce della normale posta; inoltre, ha un costo contenuto, cosa certo apprezzabile quando le risorse non sono molte e quando si fa fatica a raccoglierle.

Non abusate della posta elettronica
L?importante è non cadere nella tentazione di abusare di questo mezzo: anche chi riceve i nostri messaggi paga una telefonata per scaricarli e comunque non ha un tempo infinito per leggere la posta. Bisogna considerare l?e-mail alla stregua delle normali lettere, per cui si inviano quando è necessario e le si struttura come le normali comunicazioni scritte.
Le possibilità offerte da Internet non si fermano a quelle qui descritte. Alcune organizzazioni, soprattutto statunitensi, gestiscono dei newsgroup, cioè luoghi virtuali dove tutti coloro che sono interessati a un certo tema possono dialogare tra loro, scambiandosi opinioni e novità, oppure forniscono servizi di consulenza e di sostegno online ai soci, affidandone il mantenimento addirittura a volontari virtuali, che risiedono a volte molto lontano dalla sede dell?onp con cui cooperano.
Forse in Italia tutto questo è prematuro, e in ogni caso è bene partire con obiettivi più ridotti, ma facilmente realizzabili, così da acquisire l?esperienza necessaria a ideare e realizzare progetti via via più ambiziosi, ma sempre utili agli utenti e all?organizzazione.
Silvia Nidasio-fine.
(La prima puntata è stata pubblicata sul n. 2/00)